Incassobureaus hebben namelijk geen enkele wettelijke status: iedereen kan een incassobureau beginnen. Zelfs het hebben van een strafblad is geen beletsel voor het openen van een incassobureau. Omdat incasso een ruim winstgevende bedrijfstak is, bestaan er ook in ruime mate malafide incassobureaus. Grotere incassobureaus werken vaak nauw met deurwaarders en advocaten samen, of hebben ze zelfs in dienst. Sommige incassobureaus, zowel bonafide als malafide, hebben debiteuren-bezoekers in dienst, die de psychische druk op de schuldenaar tot maximale hoogte opvoeren door de debiteur in persoon, aan zijn eigen voordeur, te benaderen.

Sommige incassodiensten bieden "pre-incasso" aan. Dit houdt het in een vroeg stadium uit handen geven van een vordering in. De druk wordt op subtiele wijze verhoogd, waarbij hooguit (lagere) administratiekosten worden berekend. Sommige incassobureaus bieden zelfs de mogelijkheid de gehele debiteurenadministratie aan hen uit te besteden. In dit geval is wel nauw contact met de opdrachtgever nodig, voor het geval het tot een conflict komt tussen de opdrachtgever en de debiteur (een incassobureau is uiteraard niet toegerust tot het aangaan van inhoudelijke discussies).

Incassobureaus bieden daarnaast soms kredietprofielen aan. Dit geschiedt op basis van informatie, die bedrijven op vrijwillige basis verstrekken, en publieke informatie over faillissementen, surseances en schuldsaneringen. Het idee hierachter is, dat het incassobureau (tegen vergoeding) aan belangstellenden risicoprofielen van bedrijven verstrekt. Hierdoor kan men zich een beeld vormen van het bedrijf of de particulier met de eventuele kredietrisico's, voor men tot zaken overgaat. Lang niet ieder bedrijf wil hieraan meewerken en men plaatst dan ook vraagtekens bij de betrouwbaarheid van dergelijke systemen.

Voor een bedrijf of onderneming is inschakeling van een incassobureau niet altijd een uitkomst: maar vooral voor een eenmanszaak is het vaak ondoenlijk om zelf achter wanbetalers aan te gaan. Te lang uitstaande vorderingen kunnen het bestaan van een onderneming serieus bedreigen en zelfs faillissementen veroorzaken. Tegen een vergoeding van doorgaans 15 % (of meer) van het uitstaande bedrag, schrijft een incassobureau wanbetalers aan. Een ondernemer zal echter moeten realiseren dat het direct inschakelen van een incassobureau een zodanig "hard" middel is dat het een zakenrelatie vrijwel zeker zal beschadigen. Zelfs als "gewoon betaald" zal moeten worden.

Er zou een incassobureau in 2007 aankondigde controles gaan uitvoeren op de openbare weg, waarbij zij zogezegd de belastingdienst wilde kopiëren, met daarbij wegcontroles en directe beslaglegging bij openstaande vorderingen. ( Let op: de belastingdienst heeft de bevoegdheden tot staande houden wel, een incassobureau niet.)

Veel bedrijven maken misbruik van de angst van veel burgers voor incassobureaus. Als er een geschil is over bijvoorbeeld de kwaliteit van een geleverd product en de ontevreden klant wil uit protest (gedeeltelijk) niet betalen (hetgeen vaak zijn goed recht is), geeft dit bedrijf vaak maar al te graag de vordering uit handen aan een incassobureau. Dit begint vervolgens extra kosten te berekenen en stuurt dreigende brieven. Als de klant vervolgens contact opneemt, weet het incassobureau niet waar het om gaat, het doet immers slechts waar men voor betaald wordt. Het bedrijf beweert dat "alles nu toch uit handen is gegeven". Een toenemend aantal incassobureau's is zelfs absoluut niet kieskeurig met het aannemen van werk en incasseren, bewust of onbewust, ook volop vorderingen waarvan over de rechtmatigheid zeer te twisten valt.

Schuldenaren ergeren zich vaak ook aan de werkwijze van incassobureau's. Zo wordt regelmatig op een agressieve en dreigende wijze te werk gegaan. Het meest sprekende voorbeeld hiervan was een Duits incassobureau wiens medewerkers zich als "Russische maffia" uitdosten en op deze wijze bij schuldenaren langs de deuren gingen. Andere ontoelaatbare werkwijzen zijn dreigen met beslagleggingen of faillissementen, nog voordat sprake is geweest van een procedure of, bijvoorbeeld, het afstempelen van aanmaningsbrieven met de tekst "failliet". Incassobureau's pareren verwijten over onvriendelijk gedrag doorgaans met het argument dat schuldenaren vaak eveneens onvriendelijk of zelfs met dreigementen op hun medewerkers reageren.

Een voorbeeld hiervan was een Zweedse multinational die ongevraagd mensen ondergoed toestuurde en hen € 3,95 verzendkosten in rekening bracht, plus een verplichting om om de zoveel tijd een onderbroek van ze te kopen. Wie boos opbelde, werd niet te woord gestaan, en wie niet betaalde, kreeg al snel een incassobureau achter zich aan, dat de prijs inclusief extra kosten wist op te drijven naar € 69! De wet is echter zeer duidelijk: het uit handen geven of cederen van de vordering laat de rechten van de koper onverlet.

Een incassoadvocaat is een advocaat welke naast zijn normale werkzaamheden ook optreedt als incassobureau. Een incassoadvocaat heeft in tegenstelling tot een 'gewoon' incassobureau het recht en de mogelijkheid om conservatoir beslag te laten leggen op de inboedel of banktegoeden van de schuldenaar. Om hiertoe over te kunnen gaan heeft een incassoadvocaat toestemming nodig van de daartoe bevoegde rechter. Ook heeft een incassoadvocaat de bevoegdheid en het recht om het faillissement van de schuldenaar aan te vragen.

Een pre-incasso is een procedure waarin voor het laatst word geprobeerd de openstaande rekening te innen bij een debiteur. Voordat er daadwerkelijk word overgegaan tot starten van een incassoprocedure bij een incassobureau met de daarbij behorende rente en administratiekosten. Dit is vooral makkelijk voor het midden- en kleinbedrijf omdat deze vaak te maken hebben met vaste klanten die zouden kunnen worden weggejaagd door een daadwerkelijke incassoprocedure van een incassobureau.

Bij een pre-incasso per brief wordt uitdrukkelijk vermeld dat het de laatste keer is dat het openstaande bedrag door de debiteur kan worden betaald. Het bankrekeningnummer, telefoonnummer van de crediteur worden hierin vermeld en tevens wordt er ook een contactpersoon aangesteld bij de crediteur. Ook wordt er duidelijk gemaakt dat niet betalen zal leiden een daadwerkelijke incassoprocedure.

Bij telefonische benadering (ook wel telecollect genoemd) . Het is een goede aanvulling op de bovengenoemde pre-incasso brieven. Het vergt veel tijd, vaak word de debiteur benaderd door of namens de debiteurenafdeling van de crediteur. Het voordeel van telefonische benadering is dat eventuele problemen direct opgelost kunnen worden waardoor er over het algemeen eerder betaald wordt.

Selecteer het incassobureau waarmee u werkt zorgvuldig. Uw selectie kan het verschil maken tussen het relatief snel ontvangen van uw geld of het moeten afboeken van de openstaande factuur. In Nederland kan iedereen een incassobureau starten. Dat maakt de zoektocht naar een betrouwbaar bureau niet gemakkelijk. Deze tien tips helpen u op weg.

1. Gedragscode
Mede om het kaf van het koren te scheiden is de Nederlandse Vereniging van Incasso-Ondernemingen opgericht. Kiest u een bureau dat lid is van deze vereniging, dan weet u in ieder geval dat het bureau zich zal houden aan de gedragscode. Bovendien moeten leden voldoende liquide en solvabel zijn. Oftewel: het geld dat de NVI-leden voor cliënten incasseren, moet direct uitbetaald kunnen worden.

2. Referentielijst
Vraag een referentielijst van klanten. U hoeft deze bedrijven niet direct te bellen, maar een respectabele lijst geeft vaak voldoende inzicht in de bedrijfsvoering.

3. Let op prijs/kwaliteit verhouding
Het is beter vaak iets aan dossierkosten te betalen dan zaken doen op 'no-cure, no-pay' basis. U heeft dan een middel in handen om het incassobureau meer te sturen en het incassobureau zal ook wat harder voor u werken, zeker bij moeilijk te incasseren vorderingen.

4. Vergelijk voorwaarden
Een incassobureau dat met abonnementsgelden werkt, kan zeer onvoordelig zijn als u slechts een enkele keer een vordering heeft. Bovendien bent u aan zo'n bureau gebonden, ook als u niet tevreden bent over de dienstverlening.

5. Let op specialisme
Kies voor businessvorderingen een incassobureau dat hier ervaring mee heeft. Deze vorderingen vergen een andere aanpak dan business-to-consumers vorderingen.

6. Automatisering
Vraag naar de mogelijkheid om vorderingen geautomatiseerd aan te leveren. Dit zegt natuurlijk veel over een modern incassobedrijf.

7. Inzage in stand van zaken
Vraag periodiek bericht over de stand van zaken of nog beter: online inzage op ieder moment.

8. Let op betalingsvoorwaarden
Hoe rekent het incassobedrijf met u af? Periodiek of aan het einde van de rit als alles geïncasseerd is? Dit laatste kan riskant zijn als u met een minder solide incassobedrijf in aanraking komt.

9. Meer zekerheid
Als een bureau aangesloten is bij de Stichting Incasso Garantiefonds, weet u zeker dat uw geld krijgt, ook als het incassobureau failliet mocht gaan.

10. Laat u goed informeren over de incassoprocedure
Vraag expliciet naar duidelijke uitleg over de incassoprocedure. Zodat u weet wat het bureau voor uw geld gaat doen. Het is belangrijk dat u achter de manier staat waarop uw relaties worden benaderd.

Mondelinge afspraken zijn moeilijk afdwingbaar
In het zakelijk verkeer moet vaak snel gehandeld worden. Daardoor worden afspraken vaak mondeling gemaakt. Meestal is dit geen probleem. De problemen ontstaan pas als er onenigheid bestaat over wat er precies is afgesproken. Er ontstaat een geschil dat dikwijls terecht komt bij een advocaat. De client blijkt dan wel een heel verhaal te hebben maar geen enkel schriftelijk stuk waaruit blijkt wat er precies is afgesproken. Het verhaal van de client - hoe aannemelijk en redelijk ook - blijkt onvoldoende houvast te bieden om met enige kans een procedure in te gaan. Omdat het in ons recht zo is dat je stellingen moet bewijzen die door de wederpartij weersproken worden, komt men zonder schriftelijke stukken al snel in bewijsnood.

Om die reden is het belangrijk om afspraken schriftelijk te bevestigen. Laat een handelspartner bijvoorbeeld schriftelijk verklaren dat die akkoord is met de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden. Dit voorkomt discussies achteraf. En laat uw handelspartners zoveel mogelijk zelf bevestigen dat zij bijvoorbeeld bepaalde producten van u afnemen of afgenomen hebben. Mocht dit niet mogelijk zijn, zorg er dan in ieder geval voor dat u zelf per fax (met verzendbevestiging) of per e-mail bevestigt wat de afspraken zijn. Meld daarin ook dat u de afspraken als correct en volledig weergegeven beschouwt zonder andersluidend tegenbericht van uw handelspartner. Stel hierbij een termijn en verstuur als die termijn verstreken is nogmaals een brief met daarin de mededeling dat u op uw eerdere brief niets vernomen hebt en dat u er dus vanuit gaat dat de in die eerdere brief neergelegde afspraken correct zijn weergegeven.

Dit zorgt ervoor dat u in een procedure niet met lege handen staat.

Succesvolle incasso
Als u wilt dat uw facturen betaald worden dan is het van belang dat u uw debiteur professioneel benadert. Dit betekent ten eerste dat u vooraf uw voorwaarden en de afspraken bevestigt. Dus voordat u uw werkzaamheden verricht of goederen levert. Uw klant / debiteur weet dan waaraan hij toe is en kan zich er achteraf niet op beroepen dat zaken niet duidelijk waren. Daarnaast is het verstandig om uw klant altijd voor ontvangst te laten tekenen dan wel - als er diensten geleverd worden - uw klant een urenlijst te laten aftekenen. Als sprake is van meerwerk dan dient dit vooraf gemeld te worden en dient uw klant daarmee akkoord te gaan. Uiteraard dienen facturen zo snel mogelijk verstuurd te worden na levering dan wel na afloop van de werkzaamheden. Als na het verstrijken van de betalingstermijn niet betaald is, dan stuurt u een herinnering. Bij eventuele afspraken (ik maak het deze week over, m'n boekhouder was met vakantie), bevestigt u de afspraak (u heeft aangegeven dan uw boekhouder met vakantie was en heeft beloofd nog deze week te zullen betalen). Als afspraken zonder bericht niet worden nagekomen, dan is het verstandig om direct het incassobureau in te schakelen.

Kom uw aanzeggingen altijd na!
Hoe vaak gebeurt het niet: U heeft uw klant al drie aanmaningen gestuurd en nog steeds blijft betaling uit. Zelfs nu u in uw laatste aanmaning heeft aangekondigd een incassobureau te zullen inschakelen. Dit komt doordat er nog altijd debiteuren zijn die er vanuit gaan dat de soep niet zo heet gegeten wordt als dat die door u wordt opgediend. Het ironische is dat deze categorie debiteuren nog vaak gelijk krijgt ook: velen laten het er - om wat voor reden dan ook - maar bij zitten. Naar en bijkomend gevolg hiervan is dat dit nieuws zich razendsnel verspreid. Als je van deze debiteur producten afneemt en de rekening niet betaalt, dan wordt het na drie aanmaningen vanzelf stil. Natuurlijk is het van belang om het juist niet stil te laten worden! Als er na uw laatste aanmaning niet betaald is, kom dan binnen de in die aanmaning gestelde termijn uw aanzegging na om een incassobureau in te schakelen. Zo weten uw debiteuren dat het u ernst is en dat zij de dans nooit ontspringen. Uiteindelijk draagt een actief incassobeleid bij tot een betere betalingsmoraliteit!

Incasso bij een vertrokken rechtspersoon
Bij rechtspersonen (besloten en naamloze vennootschappen, verenigingen, stichtingen, etc.) geldt de regel dat u hen behalve op hun vestigingsadres ook mag aanschrijven op het woonadres van hun bestuurder(s). Dit is handig om te weten als een rechtspersoon feitelijk vertrokken is van het vestigingsadres maar daar nog wel staat ingeschreven.

Uw incassobureau licht uw debiteurenbeleid door
Incassobureau's worden regelmatig door ondernemers benaderd met de vraag een openstaande vordering te incasseren. Hoewel wij dat graag doen, blijkt in sommige gevallen dat bij een beter debiteurenbeheer onze inspanningen niet nodig zouden zijn geweest. Dit zijn de gevallen waarin een vordering al oud is, dikwijls ouder dan zestig dagen, terwijl er nooit is aangemaand. Incassobureau's worden dan gevraagd de incasso ter hand te nemen. Vaak levert dit reacties op in de zin van 'hoe kan dat nou, ik heb nooit wat gehoord en nu heb ik opeens een incassobureau op mijn dak'. Vervolg is een tegenspartelende debiteur die eigenlijk vindt dat hij niet meer hoeft te betalen. Vanzelfsprekend moet de debiteur dit toch (factuurdatums zijn vervaltermijnen!) maar met een strikter debiteurenbeleid zou deze discussie niet hebben plaatsgevonden! Als ondernemer is het namelijk van essentieel belang dat u letterlijk bovenop uw debiteuren zit. Bij wijze van spreken moet de betalingsherinnering al de deur uit zijn voordat de betalingstermijn verstreken is. Zo weten uw klanten dat het menens is en dat zij op tijd moeten betalen. In de praktijk blijkt ook dat er bij een strikt debiteurenbeheer sneller betaald wordt, wat als voordeel heeft dat u alleen bij uiterste noodzaak een incassobureau hoeft in te schakelen.

Succesvolle incasso
Uw debiteur op de juiste wijze aanschrijven, verhoogt de kans op een succesvolle incasso. Daarom is het belangrijk dat u uw debiteur aanschrijft op het juist adres en onder de juiste naam. Dit klinkt logisch, maar onze ervaring is dat het hier wel eens misgaat. Debiteuren worden aangeschreven op een oud adres of onder een verkeerde (bedrijfs)naam. In het eerste geval bereikt u uw debiteur helemaal niet en in het tweede geval denkt de debiteur (ten onrechte overigens) 'ha, een vormfout, dat ben ik niet'. In beide gevallen echter wordt er niet betaald. Daarom is het verstandig om hieraan al in een vroeg stadium aandacht te besteden. Het liefst al op het moment dat u tot zaken komt met uw (dan nog toekomstig) debiteur. Vraag voordat u op rekening verkoopt om een legitimatiebewijs of om een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Zorg er dus voor dat u weet met wie u zaken doet en zorg ervoor dat de gegevens van uw debiteur juist en volledig op de factuur komen. Betaalt uw debiteur niet op tijd, kijk dan op www. kvk.nl of u wel op het juist adres hebt aangeschreven.